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混合器企業工作進程溝通管理的標準要求

發布時間:2022/2/9
  工作進程溝通,是在管理者與被管理者之間就靜態混合器崗位職責履行情況和工作指令執行情況進行的溝通。其目的在于讓領導主管及時了解工作的進程,并及時把握工作過程中出現的問題,以及時提供指導,保證工作按事先的計劃和目標要求完成。
  為了保證混合器企業組織運行的每一項工作、每一個活動都處于受控狀態,而不是僅僅在不良結果發生之后再追究責任,這就必須強化工作進程的溝通管理。工作進程溝通的目的有以下三點。
  (1)保證領導能及時準確地了解工作進程情況以及存在的問題,以便能及時采取措施。
  (2)使具體工作的承擔主體有機會及時獲得領導的指導和支持。
  (3)對工作進程實施控制,以使各方面的工作能相互配合和協調。
  這種溝通的內容包括兩個方面:一方面是領導聽取回報,另一方面是下屬匯報工作。下面分別就其具體要求進行分析、討論和界定。
  1.領導聽取回報溝通
  領導聽取回報溝通管理的具體要求主要有以下十個方面。
  (1)聽取匯報必須有事先的時間、地點約定,以便讓下屬有充分的時間進行工作匯報準備。
  (2)必須高度關注下屬的工作匯報表達并細心傾聽,以讓下屬感到自己以及自己所承擔的工作被領導所重視。
  (3)必須通過傾聽發現下屬工作進程中可能隱藏的問題。在一般情況下,人們都會報喜不報憂,傾向于淡化自己在工作中的失誤,盡量把問題縮小而夸大所取得的成績。通過傾聽可有助于發現下屬不愿意暴露的問題。
  (4)盡可能少插話,但必須通過非語言的表達進行鼓勵,讓下屬系統完整地進行匯報,以防止下屬揣摩領導主管的意見傾向后,有選擇地匯報,致使你不能獲得全面、準確的信息。
  (5)必須適時地誘導下屬對匯報內容進行取舍,讓下屬抓住重點和要點,使匯報簡明扼要。當下屬有離題的多余話時,可通過手勢或暗示讓對方簡化表達,回到正題上來。
  (6)下屬把工作匯報完畢后,必須當場作出評價。該肯定的必須即時予以肯定,對于存在的差距需要下一步改進努力的,也必須即時指出其差距的內容和程度。
  (7)評價下屬的工作必須以正面肯定為主,并讓下屬明白沒有肯定的內容,也就是還存在差距,需要努力進一步做好的地方。
  (8)評價下屬的工作,在表達上要區別對待。例如對于有些死心眼的人,工作的不足之處就必須明確指出來,以免引起誤解。
  (9)如果下屬的工作問題較大,只要沒有換“將"的安排,就必須在指出問題的同時,找出可以肯定的地方,給予充分的肯定和鼓勵,以提升和穩定下屬改進工作,最終保證預期效果的信心和決心。尤其要避免過多的指責,造成下屬的信心喪失和抵觸情緒的產生。
  (10)聽取匯報的形式不必太局限于形式,能在混合器生產車間進行討論溝通的必須在混合器生產車間進行。
  2.下屬匯報工作溝通
  下屬匯報工作溝通管理的具體要求主要有以下八個方面。
  (1)匯報前要做好準備,不僅必須有完整的工作匯報提綱,并且要準備好重大事實的見證材料。有條件的還必須準備好投影展示資料,以使匯報直觀、簡明。
  (2)匯報的內容必須與領導的指令、計劃目標對應,避免文不對題,浪費領導的時間。
  (3)要從領導的角度來分析評價自己所承擔工作的貫徹落實進展情況,并簡潔地說明一下工作進程的客觀背景。但必須注意,既不能自以為是,也不能過分強調工作進展不理想的客觀原因。
  (4)要關注領導的期望。對于領導所關注的內容,必須作為重點進行詳細匯報。
  (5)要避免單向的信息傳遞。一個方面的工作匯報完畢,或者整個工作匯報完畢,都要主動地尋求反饋,讓領導確認對匯報內容的理解并提出評價和指導意見。
  (6)對于工作過程和結果,必須用事實、事例和數據說話,以保證匯報陳述的客觀和準確,不得用抽象的形容詞進行修飾。
  (7)匯報表達要謙虛、誠懇,并適當地就領導工作指令和指導的正確性進行正面評價,把工作成果歸功于領導。尤其不要突出個人,自我標榜,以免引起領導的反感。
  (8)對領導做出的績效考核有不明白之處,必須復述后讓領導確認,以獲知領導評價的真實意思。
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